¿Cómo se crea una Tabla Dinámica en Excel?

Una tabla dinámica en Excel es una herramienta que se utiliza para calcular, resumir y analizar datos. Con esto podemos ver comparaciones, patrones y tendencias entre ellos. Son vitales cuando manejamos grandes volúmenes de información.

A pesar de lo que supone su nombre, estas tablas no son dinámicas. Si actualizamos la fuente de datos, ya sea agregando o modificando filas o columnas, la tabla no mostrará los cambios automáticamente. Para reflejar la actualización, debemos seleccionar cualquier parte de la tabla, para que aparezca la pestaña “Analizar Tabla Dinámica” y hacer clic en “Actualizar”. Lo vemos en la imagen de abajo.

Pestaña Analizar Tabla Dinámica en Excel
Pestaña Analizar Tabla Dinámica en Excel

Si necesitamos crear una tabla dinámica, significa que disponemos de un volumen considerable de información que deseamos resumir, o mostrar de una manera más clara. Lo más conveniente es convertir estos datos en formato tabla de datos. Para comenzar, utilizaremos datos sobre venta de bebidas como ejemplo. Luego toda esta información la tendremos para descargar. Si la información de la planilla la cargan otros usuarios, es conveniente consultar este post sobre Validación de Datos en Excel, para evitar errores.

Tabla de Datos
Formato de Tabla de Datos en Excel

Insertar una Tabla Dinámica en Excel

Con la información ya en nuestro archivo de Excel, nos dispondremos a insertar la tabla dinámica. Seleccionamos los datos, y en la cinta de opciones dentro de la pestaña “Insertar” hacemos click en “Tabla Dinámica”.

Insertar Tabla Dinámica
Insertar Tabla Dinámica

La primera opción es confirmar los datos que deseamos analizar. Tenemos 2 alternativas, una tabla o rango o utilizar un origen de datos externo. En el ejemplo de la imagen aparece seleccionada la primera opción, la Tabla 1 que es la que está formada por las ventas de bebidas. Si los datos no estuvieran en formato tabla, aparecería el rango de esta forma: “A1:N7542”.

Utilizar un origen de datos externo se refiere a crear una tabla dinámica desde una dase de datos externa. Para realizar esto necesitamos un complemento, un controlador ODBC que sea compatible con la versión de Office que tenga nuestro ordenador.

Luego debemos elegir la ubicación de la tabla que estamos creando. Por defecto viene seleccionada la opción “Hoja de Cálculo nueva”, la más utilizada cuando insertamos una sola. También podemos escoger una hoja de cálculo existente, marcando exactamente la ubicación donde necesitemos incluir nuestra tabla dinámica. Esta alternativa es muy útil cuando creamos tableros de control en Excel y organizamos varias tablas en una sola hoja que alimentarán al dashboard.

Menú Crear TD
Menú Crear Tabla Dinámica

Al darle Aceptar, nos creará la Tabla dinámica y veremos el menú para asignar los campos y valores que queremos visualizar.

Configurar los campos de la tabla

Lo que vemos como nombre de campo son los encabezados de todas las columnas de la fuente de datos. Tenemos 4 cuadrantes que debemos completar:

  • Filtros: Son los filtros de página, representa un primer tamiz sobre la tabla, la opción se aplicará para toda la información mostrada en los siguientes cuadrantes. En el ejemplo pondremos Unidad de Negocio.
  • Columnas: Representan los segmentos de información que queremos analizar. En el ejemplo seleccionamos la descripción3 que se refiere a los calibres de las bebidas.
  • Filas: En este cuadrante pondremos los elementos que deseamos analizar. En el ejemplo serán los nombres de los artículos, cuya columna se denomina “Descripción”.
  • Valores: Lo más importante de la tabla, decidimos qué se va a analizar, pueden ser unidades o importes. Las opciones de cálculo son las habituales como suma, promedio, recuento, etc. Por defecto vemos la suma de las cantidad elegidas. En el ejemplo queremos que sume las unidades vendidas, por lo que ubicamos el campo “Cantidades Totales” en el este cuadrante.
Tabla Dinamica en Excel
Tabla Dinamica en Excel

A medida que rellenamos los campos de la tabla, vemos reflejados los resultados en ella. Para que puedan visualizar el paso a paso que fuimos explicando, les dejamos el archivo a modo de ejemplo para descargar.

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